Procesos de Mejora: construir o destruir…

Hace muchos años cuando todo esto de mejorar los procesos apareció, se diseñaron muchas herramientas o métodos para lograrlo, entre ellas las mas famosas desde mis tiempos fueron y son:

• 5s (Sort, Set in order, Shine, Standarize, Sustain)
• Kaizen (Plan, Do, Check, Act)
• Análisis de Causa Raíz (5whys)

Y quienes mejor lo aprovecharon en su nacimiento: Procesos Esbeltos (Lean Manufacturing), 6 sigma; y luego el matrimonio entre ambas: Lean Six Sigma (Reducir desperdicios y resolver problemas para ser mas rápidos y eficientes, con sus mil herramientas y meto dos involucrados).

Debemos reconocer que todas estas herramientas son muy bien diseñadas, pero: si son tan buenas y de todos lados te llegan noticias que todas están siendo implementadas por todas las praderas de tu organización a tiempo y bajo presupuesto, ¿porque esto no se refleja en resultados?, ¿Tu calidad ha mejorado?, ¿Tu OEE ha mejorado?, ¿Tu costo de man power ha mejorado?, ¿Qué ha mejorado?

La vida nos enseña que no hay atajos para obtener el éxito. El exito verdadero solo se construye desde los cimientos y requiere mucha constancia.

¿Cuales podrian ser las razones para que no veas resultados tangibles?

Pueden haber varios motivos: que los mandos medios y altos no hallan entendido la finalidad y se perdieron en el camino, que la gente de piso no se halla sensibilizado correctamente para ser motivados a mover algún nuevo musculo, se priorizaron las faenas domesticas de orden y limpieza sin entender los procesos; todo esto llevo posiblemente a nuevos obstáculos y perdida de los micro objetivos.

Pero generalmente encontramos tres problemas mayores:

1. Falta de verdaderos lideres, faltan las figuras a los que los demás siguen porque quieren, no porque temen; posiblemente no sea el mas inteligente o el mas atlético, pero son mentes maestras que tienen carisma y generan lealtad a las causas. Encontrarlos es toda una tarea para los psicólogos del trabajo de los departamentos de Talento humano.
2. Enaltecer el resultismo, poner el que dirán o como me veo antes de la meta final: dar resultados que mejoren la utilidad. Pare de pulir la casa y revise los cimientos, revise a diario su Flujo de Valor, debe descubrir las acciones de su mapa que le restan utilidad a su producto o servicio. La frase que resume esto: SER MAS QUE PARECER.
3. Mediciones de indicadores erróneos o mediciones erróneas de indicadores. Los indicadores que al final le dicen si va en el camino correcto son FINANCIEROS. Se revisan a diario, se discuten cada dos semanas, se publican mensualmente. Revíselos en su estado de resultado corporativo, al final usted le responde a los accionistas y a nadie mas.

Como dice el viejo dicho: una cadena es tan fuerte, como lo es su eslabón mas débil; y en esto de mejoras de procesos siempre el eslabón mas débil son los procesos standard, deben cumplir con: que sean  productos de  análisis y pruebas profundas (no de escritorio), y que sean mantenidos en el fragor de la batalla diaria.

Algunas recomendaciones practicas.

Siempre pruebe sus nuevos procesos en la realidad, analice dos veces, sea auto crítico desconfiando primero de si mismo, deje de parecer y empiece a ser, unas cuantas acciones que ayudan son:

• Tenga un líder, comprobado, a cargo de dar seguimiento y hacer rectificar acciones y actitudes.
• Haga listas de comprobación para reforzar las reglas.
• Lleve bitácoras de lo acontecido, especialmente si su operación se lleva en turnos que cubren días enteros.
• Cree nuevos procedimientos y evangelice a través de Lecciones de Un Punto.
• Actúe en cuanto la calidad disminuya (mas reclamos internos y externos en las cadenas de valor), los tiempos muertos se incrementan (OEE decayendo) o sus costos operativos se incrementan, y si no esta midiendo nada de esto, pues va detrás de la manada, asuma que su competencia lo esta haciendo. Y actúe pronto, busque ayuda, tenga el valor de cambiar.

Para liderar estas acciones, atrevete a ser y parecer inteligente!